Virtuele dataroom-features
100+ features exclusief ontworpen voor het veilig delen van documenten en samenwerking binnen het bedrijf.
Documentbeheer
DRAG & DROP BESTANDEN UPLOADEN
Ga van start met uw gloednieuwe dataroom door hem met een druk op de knop van gegevens te voorzien. Drag & Drop bestanden en mappen vanaf uw computer naar het uploadscherm. Geen plugins nodig.
BESPAAR TIJD MET BULK-UPLOADEN
Upload documenten direct naar de dataroom. Geen beperkingen voor grootte of hoeveelheid van de te uploaden bestanden. De dataroom is binnen de kortste keren klaar met uploaden.
UPLOAD BESTANDEN IN IEDER FORMAAT
Upload bestanden in een van 25+ bestandsformaten. Bestanden hoeven niet te worden voorbereid voordat ze kunnen worden gedownload. Bestanden worden omgezet naar een veilig PDF-formaat dat in iedere internetbrowser kan worden bekeken, dus er is geen extra software nodig.
Vind bestanden sneller met labels
Labels dienen een tweeledig doel. Ze helpen u uw documenten te organiseren en u kunt ze als zoekterm gebruiken. Gebruik meerdere labels om bestanden in te delen op een manier die voldoet aan uw projectbehoeften.
INTEGREREN MET WINDOWS EXPLORER
De iDeals Sync toepassing automatiseert het uploaden en downloaden van gegevens. Zo kunt u de content van uw desktop, gedeelde map, FTP of zakelijke bestandsopslag eenvoudig synchroniseren met uw dataroom. De dataroom wordt zo ook verbonden met zakelijke content management systems.
AUTOMATISCHE INDEXNUMMERING
Duizenden documenten en mappen worden automatisch genummerd terwijl u ze uploadt of verplaatst. U hoeft dus niet handmatig een dataroomindex te maken of bij te werken.
TEKST VOLLEDIG DOORZOEKBAAR
Met behulp van sleutelwoorden of meervoudige zoekfilters vindt u snel informatie. Het Optical Character Recognition (OCR) systeem zoekt naar een woord of zin in ieder document in uw dataroom.
BESTANDEN & MAPPEN EENVOUDIG BEHEREN
U kunt bestanden en mappen makkelijk uploaden, verwijderen, samenvoegen, verplaatsen, bekijken, downloaden, herstellen en hernoemen. U kunt de inhoud van meerdere bestanden samenvoegen in een enkel PDF-bestand.
Documentbeveiliging
INGEBOUWDE BEWERKING
Bewerk snel tekst, afbeeldingen of delen van het document om gevoelige gegevens te beschermen en tijd te besparen op het gebruik van hulpmiddelen van derden.
OP AFSTAND VERNIETIGEN
Documentencryptie bij openen en downloaden beheert toegang tot het bestand. Toegangsrechten kunnen worden ingetrokken, zelfs nadat het document al is gedownload.
DYNAMISCHE WATERMERKEN
Schakel automatische watermerken in zodat ze bovenaan het document verschijnen als het wordt bekeken, geprint of gedownload. Pas watermerken aan met gebruikersnaam, IP-adres, tijd en datum van documenttoegang.
BEVEILIGDE FENCE VIEW
Bescherm vertrouwelijke gegevens tegen ongewenste toegang door een beperkte bekijk-modus in te stellen. De gebruikers ziet alleen het middelste gedeelte van het document, terwijl de rest wordt bedekt door een schuivend blokkeringsscherm.
UNIEKE DOCUMENTPERMISSIES
Stel gedetailleerde toegangsregels op voor elk document en elke map in de dataroom. Er zijn acht niveaus documentpermissies: Fence View, Bekijken, Versleutelde PDF downloaden, Printen, PDF downloaden, Origineel downloaden, en Uploaden.
BEVEILIGDE SPREADSHEET VIEWER
De unieke iDeals spreadsheet viewer maakt het mogelijk om Excel documenten online op een veilige manier te bekijken en te analyseren. De iDeals spreadsheet viewer downloadt, ontsleutelt, stelt watermerken in en geeft documenten weer in iedere webbrowser, en niet in PDF-formaat maar in een originele en beveiligde Excel.
Gebruiksgemak
GEEN PLUG-INS, GEEN JAVA
Bekijk beschermde documenten in hun oorspronkelijke formaat, zonder plug-ins. Er hoeft geen software te worden geïnstalleerd en niets te worden gedownload. Geen Java nodig.
EENMALIG AANMELDEN
Eenmalig aanmelden en één enkel wachtwoord voor alle projecten: u hoeft dus niet al uw wachtwoorden en projectnamen te onthouden.
MOBIELE GEBRUIKERSINTERFACE
Bekijk de inhoud van de virtuele dataroom via een gestroomlijnde interface die is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten.
MEERTALIGE TOEGANG
Toegang tot een virtuele dataroom in een van de 14 talen, waaronder Engels, Duits, Spaans, Frans, Nederlands, Italiaans, Pools, Russisch, Turks, Portugees, Chinees, Japans, Zweeds en Koreaans.
SCROLL-THROUGH VIEWER
De scroll-through functie maakt het mogelijk om binnen een map gemakkelijk vanuit het huidige naar het volgende document te gaan. Dat bespaart u veel tijd als u door honderden documenten moet bladeren.
IOS EN ANDROID APPS
Open de dataroom vanaf bijna ieder apparaat en alle platformen, waaronder Windows, Apple iOS en Android.
Toegangsbeveiliging
TOEGANGSBEHEER EN VERLOOP
Stel gedetailleerd beveiligingsregels op voor wachtwoordveiligheid en duur van gebruikerssessies. Stel verloopdata in voor toegangsrechten.
BEPERKINGEN OP BASIS VAN TIJD OF IP-ADRES
Beperk toegang tot de dataroom vanaf bepaalde IP-adressen en gedurende bepaalde periodes.
UNIEKE GEBRUIKERSRECHTEN
Beheer de rechten van gebruikers voor bekijken, downloaden beveiligde PDF, downloaden originele document en wijzigen, op basis van de gebruikersrol in het project.
GEBRUIKERSBEVEILIGINGSIMITATIE
Zorg ervoor dat partijen alleen de documenten kunnen zien die ze nodig hebben - bekijk toegangsrechten vanuit het perspectief van iedere gebruiker.
TWEE-FACTORAUTHENTICATIE
Voor tweestapsverificatie is een wachtwoord en een eenmalige code nodig, die via sms wordt verzonden of die door een verificatie-app op de telefoon van de gebruiker wordt gegenereerd.
BEHEER VAN MOBIELE APPARATEN
Pas beveiligingsfeatures toe en beheer de toegankelijkheid van beveiligde documenten op de mobiele apparaten van gebruikers.
Gebruikersbeheer
INDIVIDUEEL OF BULK UITNODIGEN VAN GEBRUIKERS
Nodig gebruikers snel uit voor uw dataroom, een voor een of in bulk met honderden gebruikers tegelijkertijd. Configureer de toegang van gebruikers tot de dataroom, de beveiligingsopties bij het inloggen, toegang tot Q&A, en hoe vaak ze notificaties over nieuw geüploade documenten ontvangen.
STEL GEDETAILLEERDE GEBRUIKERSRECHTEN IN
Stel meerdere toegangsniveaus in voor verschillende gebruikers, om audit records makkelijk traceerbaar te maken en de integriteit van datarooms te vergroten.
STEL BEKIJKRECHTEN IN VOOR EXCEL
Kies een van de drie speciale bekijkrechten voor Excelbestanden.De optie Bekijk Excel met formules laat gebruikers formules in Excel documenten zien. De optie Excel zonder formules zorgt dat formules niet zichtbaar zijn voor gebruikers. De optie Excel data-analyse maakt het mogelijk om toegankelijke Excelbestanden te wijzigen. Wijzigingen worden niet toegepast op de originele bestanden en zijn alleen zichtbaar voor de geautoriseerde gebruiker.
EENVOUDIGE SET-UP GROEPEN
Beheer eenvoudig honderden gebruikers door ze op te delen in groepen met verschillende toegangsrechten voor dataroomfuncties. Om het proces van het aanmaken van groepen makkelijker te maken bieden we vier vooringestelde rollen aan, zoals Volledige Beheerder, Beperkte Beheerder, Gebruikers Samenwerking en Individuele Gebruikers, elk met een voorgedefinieerde set privileges.
MELDINGEN
Stuur e-mails over geüploade en verwijderde documenten en stel de frequentie in waarmee gebruikers dergelijke meldingen ontvangen.
Analyse
VOLLEDIGE CONTROLESPOREN
Onderhoud interne naleving door middel van toegang tot controlesporen die elke actie in de dataroom vastleggen. Kies een PDF, Excel of printvriendelijke rapportversie om te gebruiken tijdens vergaderingen en presentaties.
Dashboard van activiteiten
Ontvang voortdurend updates over uw project. Met behulp van ons intuïtieve dashboard kunt u met één klik een op data gebaseerde beslissing nemen voor effectief deal management.
KLEURGECODEERDE RAPPORTEN
U ziet met één blik wat de status is van de content van uw dataroom. Kleurrijke "warmtekaart"-rapporten tonen welke groepen het meest actief zijn en in welke delen van de dataroom zij het meest geïnteresseerd zijn. Dat kan u helpen bij het maken van beslissingen.
Gebruikersactiviteiten volgen
Onderzoek de acties van alle gebruikers, inclusief hun zoektermen. Volg welke documenten zijn bekeken, geprint en gedownload. Ieder detail wordt gevolgd - u kunt zelfs zien hoe lang de gebruiker naar iedere pagina van het document heeft gekeken, tot op de seconde.
Q&A
GERAFFINEERD ANTWOORDPROCES
Gedurende het antwoordproces dienen gebruikers opmerkingen op basis van antwoorden in, voegen ze referenties toe aan de bestanden in de data room en voegen ze bestanden bij, waardoor de kwaliteit en nauwkeurigheid van de antwoorden toeneemt. Gebruikers die aan antwoorden zijn toegewezen kunnen persoonlijk communiceren en de discussies zijn alleen zichtbaar voor de leden die eraan werken aan de antwoordzijde.
VRAGEN AUTOMATISCH TOEWIJZEN AAN EXPERTS
Volgens de vraaggebaseerde antwoordcategorieën worden antwoorden direct toegewezen aan experts, zonder dat deze handmatig moeten worden doorgestuurd. De antwoordcoördinatoren kunnen experts waar en wanneer nodig gemakkelijk opnieuw toewijzen en de workflow aanpassen. Als de experts de vragen ontvangen, worden de persoonsgegevens van degene die de vraag stelt niet gedeeld en de antwoorden gaan direct terug naar de antwoordcoördinatoren.
DE COMMUNICATIE CENTRALISEREN
Centraliseer de communicatie binnen de virtuele data room. De module biedt dezelfde beveiliging en betrouwbaarheid die u gewend bent van de VDR. U kunt alles bijhouden en nuttige rapporten inzien die zorgen voor compliance, de vertrouwelijke gegevens van bedrijven en mensen die samenwerken worden nooit openbaar gemaakt, tenzij dat nodig is.
BELANGRIJKE VRAGEN EN BULKACTIES
Vragen en antwoorden in bulk importeren vanuit Excel naar en vanuit de virtuele data room bespaart tijd en vermindert het risico op fouten. Dankzij handelingen in bulk kun je snel updates installeren van categorieën, prioriteiten en de status van vragen.
FLEXIBELE WORKFLOW
Pas de communicatielijnen aan en automatiseer deze op basis van de vereisten van de deal of het project. U kunt al uw acties en berichten bijhouden, de vragen en antwoorden worden direct naar de juiste gebruikers doorgestuurd. De workflow sluit aan op de verschillende beschikbare functies: vraagopsteller, vraagindiener, antwoordcoördinator, expert en goedkeurder vraag.
INTUÏTIEVE INTERFACE
Dankzij de intuïtieve lay-out kan de module sneller worden ingesteld, kunnen gebruikers sneller getraind worden en werkt de communicatie efficiënter. Het design is ontworpen voor een betere organisatie, waardoor tracking in realtime mogelijk wordt en meerdere gebruikers tegelijk toegang kunnen krijgen.
Aanpassen
PAS DE LOOK EN FEEL AAN
Voeg uw bedrijfsbranding toe zodat de omgeving waarin u samenwerkt vertrouwd aanvoelt. Upload uw logo, wijzig de themakleuren en pas de uitnodigingse-mail aan.
WATERMERKEN AANPASSEN
U kunt instellen hoe de watermerken worden weergegeven: bij het bekijken, downloaden of printen. Watermerken kunnen worden aangepast naar uw gewenste patroon of kleur.
TAALINSTELLINGEN TOEPASSEN
Maak gebruik van automatische vertaling van de dataroomindex naar 90 talen.
STEL TOEGANGSRECHTEN IN
Specificeer uw eigen gebruiksvoorwaarden, NDA en geheimhoudingsovereenkomst. Bepaal hoe vaak gebruikers de gebruiksvoorwaarden moeten accepteren: bij hun eerste aanmelding, of iedere keer dat ze inloggen.
PAS HEADER EN FOOTER AAN
Toon aangepaste headers en footers op documenten die worden geprint of als PDFs worden gedownload. U kunt de content, lettertypegrootte en kleuren van header en footer aanpassen.
Meerdere projecten tegelijk beheren
Stel de standaardinstellingen in
Uw compliance-, beveiligings- en brandingstandaarden bepalen met nieuwe aanpasbare projectinstellingen, waardoor u in de toekomst sneller projecten kunt aanmaken.
Gecentraliseerd beheer van gebruikers
Moeiteloos deelnemers in alle projecten bekijken en verwijderen. Controleer eenvoudig de toegangsrechten van gebruikers en verhoog de veiligheid van projecten.
Kaarten met gebruikersgegevens
Gedetailleerde informatie over deelnemers bekijken. Dit betreft onder andere de voorkeurstaal en laatste aanmelding, evenals een lijst met projecten waaraan de gebruiker deelneemt (inclusief hun groep en toegangsrechten tot het specifieke project).
Projectenoverzicht
Alle projecten gemakkelijk op één plek bekijken. Of u nu snel even de status van een project, uw gebruikers en beheerders, of uw gegevensgebruik wilt controleren, u krijgt in één keer de informatie die u nodig hebt over meerdere projecten.
Naleving beveiliging
ISO27001 GECERTIFICEERD
De International Organization for Standardization (ISO) 27001:2013 is de internationale beveiligingsstandaard die wordt gebruikt om de bescherming van gevoelige informatie te scoren. Tijdens ons certificeringsproces is gekeken naar het beveiligingsbeleid binnen de organisatie, personeelsbeveiliging, fysieke beveiliging, beveiliging van de omgeving, beveiliging van systemen en netwerken en beheer van bedrijfscontinuïteit. Certificaat downloaden
CONFORM SOC2
SOC2-rapportage garandeert dat er voldoende controlesystemen aanwezig zijn om hun data en informatie te beschermen. SOC2-certificering bevestigt dat iDeals gebruik maakt van alle interne best practices om te zorgen dat beveiliging, beschikbaarheid en privacy gewaarborgd zijn.
BEVEILIGING DATACENTER
iDeals gebruikt meerdere datacenters die gebruik maken van fysieke beveiliging, biometrische toegangsauthenticatiesystemen en meerdere lagen surveillance.
BEST R&D PRACTICES
Ons in-house R&D-team zorgt dat we de nieuwste, technologische industriestandaarden altijd één stap voor blijven. De tijd en moeite die we investeren in innovatie zijn ongeëvenaard binnen de financiële communicatie-industrie. De methodes en processen voor softwareontwikkeling worden regelmatig bijgewerkt zodat ze voldoen aan de nieuwste internationale werkwijzes zoals Microsoft Secure Development Lifecycle en OWASP. Onafhankelijke experts evalueren regelmatig onze toepassingsbeveiliging om te zorgen dat deze zeer betrouwbaar blijft.
Snelheid & Beschikbaarheid
VERHOOGDE SNELHEID
Het gebruik van meerdere, geografisch gezien ver uit elkaar gelegen datacenters verhoogt de dataoverdrachtssnelheid naar 200 mBps, uniek binnen de industrie. Doordat er altijd een datacenter in de buurt ligt worden upload- en downloadsnelheden tot wel 10 keer verbeterd.
99,95% UPTIME, DE BESTE IN DE INDUSTRIE
De redundante opzet van de infrastructuurcomponenten zorgt voor een zeer robuuste en beveiligde omgeving met maar liefst 99,95% uptime.
GEEN ONDERHOUDSPERIODES
Dagelijks zijn duizenden bedrijven afhankelijk van de virtuele datarooms van iDeals om bij hun bedrijfskritische documenten te kunnen. Daarom hebben we onze dataroomdiensten zo ontworpen dat ze nooit onbereikbaar zijn voor onderhoud.
