Virtuele dataroom-features
100+ features exclusief ontworpen voor het veilig delen van documenten en samenwerking binnen het bedrijf.
Documentbeheer
Ga van start met uw gloednieuwe dataroom door hem met een druk op de knop van gegevens te voorzien. Drag & Drop bestanden en mappen vanaf uw computer naar het uploadscherm. Geen plugins nodig.
Upload documenten direct naar de dataroom. Geen beperkingen voor grootte of hoeveelheid van de te uploaden bestanden. De dataroom is binnen de kortste keren klaar met uploaden.
Upload bestanden in een van 25+ bestandsformaten. Bestanden hoeven niet te worden voorbereid voordat ze kunnen worden gedownload. Bestanden worden omgezet naar een veilig PDF-formaat dat in iedere internetbrowser kan worden bekeken, dus er is geen extra software nodig.
De iDeals Sync toepassing automatiseert het uploaden en downloaden van gegevens. Zo kunt u de content van uw desktop, gedeelde map, FTP of zakelijke bestandsopslag eenvoudig synchroniseren met uw dataroom. De dataroom wordt zo ook verbonden met zakelijke content management systems.
Duizenden documenten en mappen worden automatisch genummerd terwijl u ze uploadt of verplaatst. U hoeft dus niet handmatig een dataroomindex te maken of bij te werken.
Met behulp van sleutelwoorden of meervoudige zoekfilters vindt u snel informatie. Het Optical Character Recognition (OCR) systeem zoekt naar een woord of zin in ieder document in uw dataroom.
U kunt bestanden en mappen makkelijk uploaden, verwijderen, samenvoegen, verplaatsen, bekijken, downloaden, herstellen en hernoemen. U kunt de inhoud van meerdere bestanden samenvoegen in een enkel PDF-bestand.
Documentbeveiliging
Bescherm vertrouwelijke gegevens tegen ongewenste toegang door een beperkte bekijk-modus in te stellen. De gebruikers ziet alleen het middelste gedeelte van het document, terwijl de rest wordt bedekt door een schuivend blokkeringsscherm.
Documentencryptie bij openen en downloaden beheert toegang tot het bestand. Toegangsrechten kunnen worden ingetrokken, zelfs nadat het document al is gedownload.
Schakel automatische watermerken in zodat ze bovenaan het document verschijnen als het wordt bekeken, geprint of gedownload. Pas watermerken aan met gebruikersnaam, IP-adres, tijd en datum van documenttoegang.
Vijf verschillende antivirusprogramma`s controleren continu de gegevensintegriteit. Documenten die virussen of beschadigde bestanden bevatten kunnen niet worden geüpload naar de dataroom.
Stel gedetailleerde toegangsregels op voor elk document en elke map in de dataroom. Er zijn acht niveaus documentpermissies: Fence View, Bekijken, Versleutelde PDF downloaden, Printen, PDF downloaden, Origineel downloaden, en Uploaden.
De unieke iDeals spreadsheet viewer maakt het mogelijk om Excel documenten online op een veilige manier te bekijken en te analyseren. De iDeals spreadsheet viewer downloadt, ontsleutelt, stelt watermerken in en geeft documenten weer in iedere webbrowser, en niet in PDF-formaat maar in een originele en beveiligde Excel.
Gebruiksgemak
Bekijk beschermde documenten in hun oorspronkelijke formaat, zonder plug-ins. Er hoeft geen software te worden geïnstalleerd en niets te worden gedownload. Geen Java nodig.
Eenmalig aanmelden en één enkel wachtwoord voor alle projecten: u hoeft dus niet al uw wachtwoorden en projectnamen te onthouden.
Bekijk de inhoud van de virtuele dataroom via een gestroomlijnde interface die is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten.
Toegang tot een virtuele dataroom in een van de 14 talen, waaronder Engels, Duits, Spaans, Frans, Nederlands, Italiaans, Pools, Russisch, Turks, Portugees, Chinees, Japans, Zweeds en Koreaans.
De scroll-through functie maakt het mogelijk om binnen een map gemakkelijk vanuit het huidige naar het volgende document te gaan. Dat bespaart u veel tijd als u door honderden documenten moet bladeren.
Open de dataroom vanaf bijna ieder apparaat en alle platformen, waaronder Windows, Apple iOS en Android.
Toegangsbeveiliging
Stel gedetailleerd beveiligingsregels op voor wachtwoordveiligheid en duur van gebruikerssessies. Stel verloopdata in voor toegangsrechten.
Beperk toegang tot de dataroom vanaf bepaalde IP-adressen en gedurende bepaalde periodes.
Beheer de rechten van gebruikers voor bekijken, downloaden beveiligde PDF, downloaden originele document en wijzigen, op basis van de gebruikersrol in het project.
Zorg ervoor dat partijen alleen de documenten kunnen zien die ze nodig hebben - bekijk toegangsrechten vanuit het perspectief van iedere gebruiker.
Twee-stappenverificatie van de gebruikersidentiteit vereist een wachtwoord en een eenmalig te gebruiken SMS-code die naar de mobiele telefoon van de gebruiker wordt gestuurd.
Pas beveiligingsfeatures toe en beheer de toegankelijkheid van beveiligde documenten op de mobiele apparaten van gebruikers.
Gebruikersbeheer
Nodig gebruikers snel uit voor uw dataroom, een voor een of in bulk met honderden gebruikers tegelijkertijd. Configureer de toegang van gebruikers tot de dataroom, de beveiligingsopties bij het inloggen, toegang tot Q&A, en hoe vaak ze notificaties over nieuw geüploade documenten ontvangen.
Stel meerdere toegangsniveaus in voor verschillende gebruikers, om audit records makkelijk traceerbaar te maken en de integriteit van datarooms te vergroten.
Kies een van de drie speciale bekijkrechten voor Excelbestanden.De optie Bekijk Excel met formules laat gebruikers formules in Excel documenten zien. De optie Excel zonder formules zorgt dat formules niet zichtbaar zijn voor gebruikers. De optie Excel data-analyse maakt het mogelijk om toegankelijke Excelbestanden te wijzigen. Wijzigingen worden niet toegepast op de originele bestanden en zijn alleen zichtbaar voor de geautoriseerde gebruiker.
Beheer eenvoudig honderden gebruikers door ze op te delen in groepen met verschillende toegangsrechten voor dataroomfuncties. Om het proces van het aanmaken van groepen makkelijker te maken bieden we vier vooringestelde rollen aan, zoals Volledige Beheerder, Beperkte Beheerder, Gebruikers Samenwerking en Individuele Gebruikers, elk met een voorgedefinieerde set privileges.
Stuur e-mails over geüploade en verwijderde documenten en stel de frequentie in waarmee gebruikers dergelijke meldingen ontvangen.
Rapporten
Onderhoud interne naleving door middel van toegang tot controlesporen die elke actie in de dataroom vastleggen. Kies een PDF, Excel of printvriendelijke rapportversie om te gebruiken tijdens vergaderingen en presentaties.
Onderzoek de acties van alle gebruikers, inclusief hun zoektermen. Volg welke documenten zijn bekeken, geprint en gedownload. Ieder detail wordt gevolgd - u kunt zelfs zien hoe lang de gebruiker naar iedere pagina van het document heeft gekeken, tot op de seconde.
U ziet met één blik wat de status is van de content van uw dataroom. Kleurrijke "warmtekaart"-rapporten tonen welke groepen het meest actief zijn en in welke delen van de dataroom zij het meest geïnteresseerd zijn. Dat kan u helpen bij het maken van beslissingen.
U krijgt een snapshot van de groepsactiviteit in de dataroom: controleer hoeveel gebruikers er zijn uitgenodigd, hoeveel er hebben ingelogd, het aantal documenten dat is toegestaan en is geopend, en het aantal Q&A-vragen dat is gepost.
Q&A
U kunt een lijst opstellen met de meest gestelde vragen en bijbehorende antwoorden, zodat gebruikers deze kunnen raadplegen. Stel het FAQ-gedeelte van tevoren op, zodat de belangrijkste informatie over uw project direct beschikbaar is. Maak van dit gedeelte een beveiligde, doorzoekbare hulpbron waarin alle belangrijke informatie over uw deal te vinden is.
Live Discussie is een beschermd, live forum waarbij de toegangsrechten per persoon kunnen worden gespecificeerd. Iedereen die toegang heeft kan de verschillende onderwerpen raadplegen en reacties plaatsen. Gebruikers kunnen binnen hun eigen groep hun eigen discussies starten, of vragen stellen aan de beheerder.
Bij het plaatsen van een vraag kan de gebruiker kiezen op welk expertisegebied de vraag betrekking heeft: Financieel, Juridisch, Belasting, Intellectueel of Marketing. Beheerders kunnen vragen toewijzen aan verschillende Onderwerpexperts. Het due-diligenceproces wordt zo versneld, en communicatie blijft veilig binnen het VDR-platform.
Beheer de toegang tot vertrouwelijke discussies door unieke toegang tot onderwerpen en bijlagen in te stellen. Dataroombeheerders kunnen per gebruiker verschillende soorten toegangsrechten voor Q&A toewijzen. Elke biedgroep kan een beheerder aanwijzen die relevante vragen naar de beheerder stuurt.
Elke vraag krijgt automatisch of handmatig een status. Zo kan de status van de vraag worden gevolgd en wordt de tijd van de beheerder en de expert efficiënter ingezet.
Voor juridische doeleinden kunt u volledige rapporten over alle Q&A-communicatie bijhouden. U kunt alle Q&A-vragen exporteren naar een spreadsheet.
Aan het einde van het project kan de content van Live Discussies en de FAQ worden gedownload, en in de toekomst worden gebruik voor educatieve- en trainingsdoeleinden zoals bijvoorbeeld het opleiden van nieuwe bankiers, interne strategische medewerkers of medewerkers van de afdeling M&A. De FAQ geeft een overzicht van de vragen die er tijdens complexe transacties worden gesteld.
De interface lijkt op die van populaire e-mailtoepassingen en is dus makkelijk te leren. Gebruik bekende e-mailfuncties zoals cc, bcc en forward. Het proces van informatie-uitwisseling wordt gestroomlijnd dankzij het feit dat gebruikers documenten of links naar content in de dataroom kunnen toevoegen aan hun berichten.
Snelheid & Beschikbaarheid
Het gebruik van meerdere, geografisch gezien ver uit elkaar gelegen datacenters verhoogt de dataoverdrachtssnelheid naar 200 mBps, uniek binnen de industrie. Doordat er altijd een datacenter in de buurt ligt worden upload- en downloadsnelheden tot wel 10 keer verbeterd.
De redundante opzet van de infrastructuurcomponenten zorgt voor een zeer robuuste en beveiligde omgeving met maar liefst 99,95% uptime.
Dagelijks zijn duizenden bedrijven afhankelijk van de virtuele datarooms van iDeals om bij hun bedrijfskritische documenten te kunnen. Daarom hebben we onze dataroomdiensten zo ontworpen dat ze nooit onbereikbaar zijn voor onderhoud.
Voeg uw bedrijfsbranding toe zodat de omgeving waarin u samenwerkt vertrouwd aanvoelt. Upload uw logo, wijzig de themakleuren en pas de uitnodigingse-mail aan.
U kunt instellen hoe de watermerken worden weergegeven: bij het bekijken, downloaden of printen. Watermerken kunnen worden aangepast naar uw gewenste patroon of kleur.
Maak gebruik van automatische vertaling van de dataroomindex naar 90 talen.
Specificeer uw eigen gebruiksvoorwaarden, NDA en geheimhoudingsovereenkomst. Bepaal hoe vaak gebruikers de gebruiksvoorwaarden moeten accepteren: bij hun eerste aanmelding, of iedere keer dat ze inloggen.
Toon aangepaste headers en footers op documenten die worden geprint of als PDFs worden gedownload. U kunt de content, lettertypegrootte en kleuren van header en footer aanpassen.
Naleving beveiliging
De International Organization for Standardization (ISO) 27001:2013 is de internationale beveiligingsstandaard die wordt gebruikt om de bescherming van gevoelige informatie te scoren. Tijdens ons certificeringsproces is gekeken naar het beveiligingsbeleid binnen de organisatie, personeelsbeveiliging, fysieke beveiliging, beveiliging van de omgeving, beveiliging van systemen en netwerken en beheer van bedrijfscontinuïteit.
SOC2-rapportage garandeert dat er voldoende controlesystemen aanwezig zijn om hun data en informatie te beschermen. SOC2-certificering bevestigt dat iDeals gebruik maakt van alle interne best practices om te zorgen dat beveiliging, beschikbaarheid en privacy gewaarborgd zijn.
iDeals gebruikt meerdere datacenters die gebruik maken van fysieke beveiliging, biometrische toegangsauthenticatiesystemen en meerdere lagen surveillance.
Ons in-house R&D-team zorgt dat we de nieuwste, technologische industriestandaarden altijd één stap voor blijven. De tijd en moeite die we investeren in innovatie zijn ongeëvenaard binnen de financiële communicatie-industrie. De methodes en processen voor softwareontwikkeling worden regelmatig bijgewerkt zodat ze voldoen aan de nieuwste internationale werkwijzes zoals Microsoft Secure Development Lifecycle en OWASP. Onafhankelijke experts evalueren regelmatig onze toepassingsbeveiliging om te zorgen dat deze zeer betrouwbaar blijft.
