Bestuurlijke communicatie

Meer dan 80% van "Fortune 500"-bedrijven vertrouwen op iDeals om hun zakelijke documenten goed beveiligd te bewaren en verspreiden

Bestuurlijke communicatie Bestuurlijke communicatie

Uitdagingen van moderne bestuursorganen

Bestuurlijke communicatie bestaat onder andere uit het beheren en verspreiden van grote hoeveelheden vertrouwelijke informatie, wat extra gecompliceerd wordt als de bestuursleden zich over de hele wereld bevinden. Er zijn een aantal typische uitdagingen waar bestuursleden veel mee te maken hebben:

  • Bedrijven moeten documenten die te maken hebben met belangrijke activiteiten snel en veilig kunnen uitwisselen
  • De door overheden gestelde nalevingsvereisten worden alsmaar complexer
  • E-mail en diensten voor het uitwisselen van persoonlijke bestanden voldoen niet aan de vereisten voor het uitwisselen van zakelijke bestanden
  • Het risico op gegevensinbreuken vertegenwoordigt een serieus probleem voor zakelijke naleving
  • Het kost veel tijd en geld om bestuurlijke vergaderstukken op papier samen te stellen, te printen en te verspreiden
Bestuurlijke communicatie Bestuurlijke communicatie

Bestuursportaal voor het beheren en voeren van bestuursvergaderingen

De iDeals virtuele bestuurskamer wordt aangedreven door de iDeals virtuele dataroom en is een cloud-based, beveiligd platform dat een extreem veilige en toch makkelijk te gebruiken omgeving biedt voor bestuurlijke communicatie. Er is voor organisaties veel voordeel te behalen bij het overstappen van een papieren systeem naar een online bestuursportaal.

  • Geef besturen toegang tot bestuurlijke materialen en andere, belangrijke zakelijke documenten, zowel online en offline, en vanaf elke locatie
  • Verspreid voorafgaand aan vergaderingen bestuurlijke materialen en houd het bestuur tussen vergaderingen up-to-date
  • Geef updates over de activiteiten van bestuurscomités
  • Faciliteer de communicatie tussen het bestuur en het management
  • Verbeter ondernemingsbestuur en -verantwoording
  • Spendeer minder tijd aan administratie en laat assistenten zich meer richten op de inhoud van de vergadering en de behoeften van de aanwezigen
Bestuurlijke communicatie Bestuurlijke communicatie

Welke documenten kunnen via een bestuursportaal worden gedeeld?

Het bestuursportaal werd lange tijd gezien als een eenrichtingscommunicatietool. Met de introductie van nieuwe, interactieve technologieën zijn er echter ook mogelijkheden voor tweerichtingscommunicatie ontstaan. De iDeals virtuele dataroom maakt het mogelijk om via de Q&A te communiceren en zeer gevoelige documenten te delen, zoals:

  • Presentaties voor investeerders
  • Risicobeheerrapporten
  • Operationele en groeiplannen
  • Remuneratiebeleid en stimuleringsregelingen
  • Externe controleresultaten
Bestuurlijke communicatie Bestuurlijke communicatie

Overal toegang tot uw bestuurlijke materialen

Met het iDeals bestuursportaal kunnen gebruikers bestuurspakketten op ieder moment en op elke locatie openen. Dat is vooral handig als een of meerdere bestuursleden op reis zijn. Dankzij deze extra tijd en flexibiliteit kunnen bestuurders zich beter voorbereiden op het voeren van belangrijke, strategische discussies.

  • Bestuursleden kunnen op eenvoudige en veilige wijze grote hoeveelheden informatie inzien vanaf elke locatie
  • Bestuursleden kunnen online of offline werken aan het doornemen van het bestuurspakket, deelnemen aan Q&Adiscussies en notities maken als er maar een internetverbinding aanwezig is
  • Dankzij volledig doorzoekbare tekst krijgen ze snel toegang tot informatie en documenten
  • Ons robuuste Q&A-systeem helpt bestuursleden bij het bespreken van gevoelige zakelijke informatie
  • Dankzij een controlespoor dat aan SOX voldoet wordt het risico op gegevensinbreuken beperkt
Bestuurlijke communicatie Bestuurlijke communicatie

Het beheren van bestuurlijke communicatie wordt efficiënter

Het maken van fysieke informatiepakketten voor bestuursvergaderingen is een anachronistische nachtmerrie die dagen of weken in beslag kan nemen. Updates moeten per koerier naar bestuursleden worden verstuurd om te zorgen dat alle deelnemers dezelfde versie gebruiken. Ons virtuele bestuursportaal kan dit tot enkele uren terugbrengen en lost daarnaast een aantal andere problemen op.

  • Wijzigingen worden snel en makkelijk geïmplementeerd: de nieuwste documentversies worden naar het centrale portaal geüpload en automatisch gesynchroniseerd op de apparaten van de bestuursleden
  • Alle partijen werken dus met dezelfde pagina, ongeacht hun locatie
  • Er zijn acht of meer op rol gebaseerde documentrechten beschikbaar om te zorgen dat iedereen de juiste toegang heeft tot bedrijfsinformatie
  • Toegang is mogelijk vanaf alle mobiele apparaten die onze toegewijde apps voor iOS, Windows of Android kunnen draaien
Bestuurlijke communicatie Bestuurlijke communicatie

Document- en infrastructuurbeveiliging van militaire kwaliteit

De beveiliging van uw bedrijfsdocumenten is altijd een grote zorg. Bestuursmaterialen kunnen bij de post of koerier verloren raken. Met een digitale bestuurskamer verdwijnen deze risico`s zo goed als volledig.

  • De beveiliging van het datacenter wordt gegarandeerd dankzij een streng toegangsbeleid en surveillance. Daarnaast voldoen al onze datacenters aan SOC2 en zijn ze ISO 27001-gecertificeerd.
  • Niveau 3 (2N) redundantie voor alle componenten van essentiële systemen zorgt voor een uptime van 99,95%, de beste in de industrie
  • Gegevens worden versleuteld volgens een 256-bit SSL/TLS protocol dat gebruik maakt van RSA 2048-bit sleutels voor encryptie
  • Onze twee-stappenauthenticatiefeature vereist een wachtwoord en een toegestuurde SMS-code
  • Dynamische watermerken en onze Fence View-feature voorkomen ongeautoriseerde verspreiding van documenten
  • Op afstand wissen: trek toegangsrechten voor bestanden in op alle gebruikersapparaten
  • Controlelogs leggen iedere actie in het virtuele bestuursportaal vast om naleving van industrieregelgeving en voor juridische rapporten te garanderen
  • Antivirusbescherming: realtime scannen naar content met malware, iedere keer dat er een bestand wordt geüpload of gedownload. Ondeugdelijke bestanden worden niet naar het bestuursportaal geüpload
Bestuurlijke communicatie Bestuurlijke communicatie

De meest succesvolle bedrijven gebruiken bestuursportalen

Veel bedrijven gebruiken virtuele bestuursportalen als onmisbare bedrijfshulpmiddelen voor het bewaren en delen van bedrijfsinformatie. Volgens een recent onderzoek door KPMGs Audit Committee Institute implementeren marktleidende bedrijven in sneltempo online bestuurskamersoftware.

  • De helft van het hoger management en bestuur gaf aan dat hun bedrijven momenteel een virtueel bestuursportaal gebruiken, en nog eens 20 procent gaf aan dit in de komende 6-12 maanden te gaan gebruiken
  • 18 procent van de deelnemers gaf aan hun bestuursleden van een mobiel apparaat te voorzien waarmee zij het portaal kunnen openen - en nog eens 20 procent gaf aan dit in het komende jaar te gaan doen
  • Meer dan de helft (55 procent) van bestuursleden zijn het ermee eens dat het gebruik van bestuursportaalsoftware de efficiëntie van het bestuur drastisch heeft doen toenemen
  • 70 procent zei dat hun bestuursportaal in realtime wordt bijgewerkt met bestuursnotulen, bedrijfsinformatie en meer.
Start uw gratis proefperiode
30 dagen onbeperkt gebruik en demo met een expert