Hoe de iDeals virtuele dataroom werkt
95% van grote, wereldwijde banken hebben iDeals al gebruikt voor het uitwisselen van beveiligde documenten en bedrijfsbrede samenwerking.
Of u nu een M&A-deal overziet of een
due-diligenceproces beheert, u hebt hoe dan ook een virtuele dataroomdienst nodig om uw
gevoelige documenten te uploaden, delen en openen. Bij iDeals hebben we een uiterst veilige
dataroomoplossing ontwikkeld, die ervoor zorgt dat dit proces van begin tot einde vlekkeloos
verloopt.
Aanpassen
Geef uw virtuele dataroom een professionele uitstraling met aangepaste branding.
- Upload uw logo en kies een kleurenschema dat overeenkomst met uw zakelijke stijl.
- Pas uw uitnodigingsbrief aan om uw projectomschrijving aan geautoriseerde gebruikers te sturen.
- Pas watermerken op documenten aan uw beveiligingsbehoeften aan.
- Voeg uw eigen gebruiksvoorwaarden en andere beleidsregels toe zodat gebruikers deze moeten accepteren voor ze toegang krijgen tot uw dataroom.
Uploaden
Maak een mappenstructuur aan en upload uw gegevens in een willekeurig formaat. De iDeals Smart Upload en andere verwerkingsfeatures zetten uw bestanden automatisch om in een veilig formaat.
- Om tegelijkertijd meerdere documenten te uploaden maakt u gebruik van de handige Drag&Drop feature. Er zitten geen beperkingen aan grootte of de hoeveelheid van de bestanden die u kunt uploaden.
- Nadat het uploaden is voltooid worden alle documenten in meer dan 25 bestandsformaten omgezet naar een beveiligde Adobe PDF en kunnen dan op een veilige manier door gebruikers worden bekeken.
- U kunt meerdere mappen uploaden en downloaden en lokale mappen synchroniseren met de mappen in de dataroom met behulp van de iDeals VDR Desktoptoepassing.
- Houd informatie gestructureerd en maak updates direct zichtbaar door de functie automatische indexnummering in te schakelen.
Ga vandaag nog aan de slag met iDeals Virtual Data Room
Uitnodigen
Stel toegangsrechten in en geef toegang aan gebruikers die toegang nodig hebben tot het beveiligde, virtuele dataroomproject en de content gebruiken bij hun samenwerking.
- Geef samenwerkingsgebruikers uitgebreide toegangsrechten: zij krijgen toegang tot documenten, groepsnotities, Q&A-berichten tussen gebruikers en activiteitenrapporten voor andere gebruikers.
- Geef individuele gebruikers minder toegangsrechten: deze gebruikers krijgen toegang tot documenten, persoonlijke notities en activiteitenrapporten en kunnen communiceren met Q&A-coördinatoren.
- Ken een van acht niveaus van gebruikersrechten toe aan elke gebruiker of gebruikersgroep.
- Nodig gebruikers een voor een uit of gebruik de bulk upload-feature om binnen een paar seconden honderden gebruikers uit te nodigen.
- Krijg direct inzicht in wie er is aangemeld bij de dataroom en hoe actief gebruikers bij het project zijn betrokken.
Samenwerken
Gebruik de kracht van Q&A (vragen en antwoorden) om samenwerking te verbeteren en uw project vlekkeloos te laten verlopen. Q&A dient als een beveiligde e-mail binnen de virtuele dataroom. Q&A helpt u om met gebruikers te communiceren en antwoord te geven op verschillende verzoeken.
- Samenwerken en communiceren in een beveiligde omgeving, zonder dat u van e-mail afhankelijk bent.
- Stel een prioriteit in op basis van urgentie: Hoog, Gemiddeld of Laag.
- Ken een status toe aan Q&A-vragen: Antwoord afwachten, In behandeling,Doorgestuurd naar expert, Door mij beantwoord of Gesloten.
- Gebruik Q&A bijlagenom bestanden op veilige wijze uit te wisselen in de virtuele dataroom - u bent niet langer afhankelijk van file-sharing diensten of FTP.
- Bespaar tijd door een FAQ-gedeelte in te schakelen waarmee antwoord wordt gegeven op de meest veelvoorkomende vragen.
- Houd vragen en antwoorden in de gaten met behulp van instant meldingen van nieuw ingediende vragen.
Controleren
Zorg dat uw vertrouwelijke gegevens in de juiste handen blijven. Wij beheren alles achter de schermen, zodat u zich op uw deal kunt richten.
- Schakel printen en downloaden van mappen of documenten uit.
- Bescherm uw documenten tegen screencapture door Fence View in te schakelen.
- Trek toegang tot informatie in, zelfs nadat het document al is gedownload.
- Beperk gebruikers en gebruikersgroepen in het openen van bepaalde gedeelten van de dataroom.
- Houd VDR servicegebruikers up-to-date door ze een melding te sturen als er nieuwe documenten worden geüpload of antwoorden worden gegeven in het Q&A-gedeelte, en wijzig deze meldingen of schakel ze uit.
Ga vandaag nog aan de slag met iDeals Virtual Data Room
Volgen
Maak snellere en beter geïnformeerde beslissingen op basis van realtime gegevens. Antwoord op alle vragen die u hebt over de activiteiten van uw gebruikers. Gebruik de informatie uit deze rapporten in de verschillende fasen van uw project.
- Als uw elektronische dataroom opent, dan ziet u welke gebruikers al zijn aangemeld en hoe actief zij documenten bekijken. Dat kan een indicator zijn van de interesse van bieders.
- Slimme, gekleurde rapporten geven aan hoe vaak gebruikers de verschillende mappen in de dataroom openen.
- Uit de Q&A-rapporten kunt u afleiden hoeveel vragen er nog open staan en hoe lang het gemiddeld duurt voor gebruikers een antwoord krijgen.
- Bij het voorbereiden van contractonderhandelingen kunt u controleren welke documenten er werden bekeken. Dat kan helpen onverwachte problemen in het onderhandelingsproces te voorkomen.
- U kunt gedetailleerde gebruikersactiviteitrapporten aanmaken en downloaden, en alle gebruikersacties bekijken, waaronder hoeveel tijd er precies is besteed aan het lezen van een specifiek document.
- Download complete Q&A-onderwerpen en bewaar ze voor nalevings- en educatiedoeleinden
Standaard beveiliging
Bij iDeals is de beveiliging van de gegevens van onze cliënten van het grootste belang. De beveiligingsmaatregelen die wij nemen om te zorgen dat uw gegevens veilig zijn en blijven zijn de beste in de industrie.
- iDeals gebruikt meerdere datacenters die gebruik maken van fysieke beveiliging, streng toegangsbeleid, biometrische toegangsauthenticatiesystemen, 24/7 bewapende bewakers en surveillance.
- Datacenters voldoen aan SOC2 en zijn ISO 27001:2013-gecertificeerd.
- Niveau 3 (2N) redundantie voor alle componenten van essentiële systemen zorgt voor een uptime van 99,95%.
- Ononderbreekbare noodstroomvoorzieningen en preventieprotocollen voor brand/overstroming houden gegevens veilig in geval van natuurrampen.
- Realtime bestandsback-up via versleutelde VPN-tunnels behoudt de integriteit van gegevens.
- Antivirusbeschermingssysteem voegt de antivirussoftware van de vijf belangrijkste aanbieders samen, zodat geen enkel virus in geüploade bestanden kan doordringen in de het virtuele dataroomplatform.
